icon-searchHae
sv
För Kunder

Att brygga öl i en säker och modern IT-miljö – fallet Maku Brewing

Företaget i korthet

Startpunkt Nycklar till framgång Resultat
Uppdaterar gamla IT-system och migrerar till Google Workspace.

Lyssnar aktivt på kundernas önskemål och utbildar personalen.

En modern IT-miljö som möjliggör effektiva arbetsmetoder.

Mål: att bygga en säker och modern IT-miljö där arbetet är smidigt och enkelt för alla.

Startpunkt: ett rörigt IT-system som leder till kaos i vardagen

Om IT-lösningarna är utspridda överallt utan central styrning blir arbetet till slut ganska svårt att utföra. Maku drabbades exempelvis ständigt av den här typen av problem:

  • Problem: Material fanns på många olika anställdas datorer eller i olika molntjänster 💻
    En av de viktigaste filerna är bryggeriets produktionsplan, alltså det dagliga schemat över vad som görs på bryggeriet. Planen fanns ofta på någons dator där andra medarbetare inte kunde se den. Detsamma gällde också andra viktiga filer.

    • Så försvårades arbetet: Mycket arbetstid slösades bort på att leta efter material. Att uppdatera materialet och föra över det mellan olika personer var också besvärligt. Ibland blev personalen tvungna att kontakta kolleger på semester för att få tillgång till nödvändiga filer som satt fast på en viss dator.

  • Problem: Maku använde många molntjänster och det fanns ingen övergripande plan för datastyrningen 🌪️

    • Så försvårades arbetet: Minst en person (oftast flera!) slösade bort tid på att hitta nödvändig information och försöka förstå vilken support de skulle kontakta när problem uppstod.

  • Problem: E-posttjänsten var en föråldrad plattform som inte var integrerad med andra system

    • Så försvårades arbetet: Det var inte många som lyckades koppla sin webbläsarbaserade e-post till sin telefon, och de var därför tvungna att alltid läsa sina e-postmeddelanden via webbläsaren.

  • Problem: Det fanns ingen gemensam kalender, flera kalendrar användes och de olika kalendrarna uppdaterades inte automatiskt 🗓️

    • Så försvårades arbetet: kalendrarna var ofta inte uppdaterade, eftersom det inte fanns någon automatisk uppdateringsfunktion kopplade till e-postplattformen. Därför hände det ofta att möten glömdes bort och det var svårt att planera gemensamma evenemang utan möten.

  • Problem: Datasäkerheten var en persons deltidsansvar 🔐

    • Så försvårades arbetet: Även om personen hade goda kunskaper om informationssäkerhet var han tvungen att ta hand om datasäkerheten som en extrasyssla utöver sina övriga ansvarsområden. Detta gick ut över hans vanliga jobb.
Det är helt uppenbart att en situation som denna hämmar arbetet. Tillsammans med Maku-personalen satte vi igång att lösa dessa utmaningar!

Varför Gapps?

Maku valde oss som partner eftersom vi erbjöd ett heltäckande paket som hanterade i princip alla deras problemområden. Det var också viktigt för Maku att få sin personal utbildad i de nya systemen. Makus-personalen hade olika förkunskaper i de nya tjänster som vi levererade. Vår möjlighet att erbjuda utbildning till personalen påverkade också deras beslut att inleda samarbete med oss.

Målet med migreringsprojektet var att skapa smidiga arbetsmöjligheter i en säker och modern miljö

Tillsammans med Maku-personalen satte vi upp projektets mål: att bygga en säker och modern IT-miljö där arbetet är smidigt och enkelt för alla. Det var också viktigt för Maku att den interna kommunikationen blev bättre när allt nödvändigt arbetsmaterial samlades på en plattform som alla har tillgång till.

Vad gjordes under projektet?

Det viktigaste var att skapa en central plats för all Makus information, förtydliga filhanteringen och förbättra datasäkerheten.

Under projektet genomförde vi bland annat detta 👇

Implementerade Google Workspace i stor skala

  • Innehållet som var utspritt över olika tjänster samlades i Google Drive. En filhanteringsplan upprättades som definierade vilken typ av mappar och mappstrukturer som behövs och hur deras användning ska hanteras.

  • Det gamla e-postsystemet byttes till Gmail. Introduktionen av Gmail gjorde det möjligt att integrera e-postklienten med kalendern som alla kan uppdatera och se.

  • Produktionsplanen flyttades från Excel till Google Sheets vilket gör den lättare att hålla uppdaterad och ger alla insyn.

  • En gemensam Google-kalender skapades. Alla har nu tillgång till Google-kalendern där allt som avtalas blir registrerat.

Informationssäkerheten utvecklades

  • Tvåstegsautentisering implementerades för personalen, vilket hindrar utomstående från att komma åt användarens konto.

  • Annan informationssäkerhet outsourcades helt till Gapps. På så vis kan den som tidigare ansvarade för informationssäkerheten nu fullt ut fokusera på sitt huvudsakliga arbete samtidigt som vi ser till att Makus IT-system alltid är uppdaterade och säkra.

Personalen utbildades

  • Maku-personalens förkunskaper i de nya IT-systemen varierade, så vi började med att försöka förstå hur de ville arbeta. Sedan utbildade vi dem i de nya systemen utifrån deras önskemål och kunskapsnivåer.

  • Vi gick igenom i detalj hur man arbetar med de nya systemen och hur man får ut maximalt av dem under arbetets gång.

Vi erbjuder löpande IT-support

  • Efter projektet har Maku haft löpande IT-support som varit smidigt tillgänglig.

Maku brews beer in a modern ICT environment

Resultat: bryggeriverksamheten bubblar som aldrig förr

Projektmålen nåddes. Maku har nu en modern och säker IT-miljö. Filerna är organiserade i Google Drive och kan enkelt nås av alla medarbetare.



När vår information nu har samlats i Google Drive har arbetet blivit mycket smidigare."

Juho Virtanen, Community Manager på Maku Brewing 

Ingen slösar längre bort tid på att försöka hitta rätt material eller stör någon mitt i semestern för att få en fil mejlad till sig. Inga viktiga möten glöms bort, för allt finns nu noterat i kalendern. Bryggeriets viktiga produktionsplan finns nu centraliserad på ett enda ställe, så allt krångel med att hitta och uppdatera den har eliminerats. Eftersom produktionsplanen nu alltid är uppdaterad och lättillgänglig kan Maku också planera bättre, och till exempel skapa säljkampanjer längre in i framtiden.



Google Workspace möjliggör sådant som inte gått förr. Vi behöver inte längre vara på samma fysiska plats för att kunna arbeta i material tillsammans. Vi kan arbeta i och dela material mellan oss i realtid."

Makus kunder kommer också att kunna dra nytta av de nya systemen.


Vi kan nu enkelt sprida material till våra kunder. Vare sig det handlar om marknadsföringsmaterial eller märken till ölkranar kan vi nu enkelt skicka allt elektroniskt direkt till mottagaren. Förändringen har varit mycket positiv för kunderna."

Så här sammanfattar Juho Virtanen projektets utfall:

Bryggeriverksamheten bubblar som aldrig förr efter förändringen. Arbetet flyter på bättre, och detta är ett tecken på ett lyckat projekt.”

Maku Brewing is carbon neutral

Maku Brewing

Maku Brewing är ett finskt mikrobryggeri som har producerat öl sedan 2014. Makus specialitet är lättdruckna öl i olika stilar. Här finns ingen anledning att krångla till det: på Maku ligger fokus alltid på att brygga ett elegant öl. Maku vill göra olika sorters öl för den som bara druckit ljus lager hela livet, men är redo och har modet att börja prova de tusentals olika ölsmaker världen har att erbjuda.