Olut valmistuu tietoturvallisessa & nykyaikaisessa IT-ympäristössä

Yhteistyö lyhyesti

Tavoitteemme: rakentaa Makulle tietoturvallinen ja nykyaikainen IT-ympäristö, jossa työskentely olisi kaikille sujuvaa ja helppoa.

Lähtötilanne: sekava IT-järjestelmä johtaa arjen kaaokseen

Jos IT on vähän joka paikassa, eikä keskitetysti missään, se vaikeuttaa melkoisesti työn tekemistä. Muun muassa tällaisiin ongelmiin Maku törmäsi jatkuvasti: 

• Ongelma: Materiaaleja oli monen eri työntekijän koneella tai eri pilvipalveluissa 💻 
  Yksi tärkeimmistä tiedostoista on panimon tuotantosuunnitelma, eli päiväkohtainen aikataulu siitä, mitä panimolla tehdään. Suunnitelma oli usein jonkun koneella, josta muut työntekijät eivät päässeet sitä katsomaan. Näin oli usein myös muiden tärkeiden tiedostojen kanssa.
  
  
  • Miten vaikeutti työntekoa: Monen henkilön aikaa hukkaantui materiaalien etsimiseen. Myös materiaalien päivittäminen sekä siirto henkilöltä toiselle oli kömpelöä. Pahimmillaan työntekijöihin jouduttiin ottamaan yhteyttä lomalla, jotta tarvittavat materiaalit saatiin heidän koneeltaan. 
    
    
• Ongelma: Monta pilvipalvelua käytössä eikä suunnitelmaa tietojen hallintaan 🌪️
   
  • Miten vaikeutti työntekoa: Aikaa hukkaantui siihen, että vähintään yksi – ja yleensä useampi – henkilö selvitteli, missä tarpeellinen tieto on, ja ongelmien ilmestyessä selvitti mihin tukeen ottaa yhteyttä.
    
    
• Ongelma: Sähköpostijärjestelmä oli vanhanaikainen palvelu, joka ei integroitunut muihin järjestelmiin
   
  • Miten vaikeutti työntekoa: Selainpohjaista sähköpostia ei monikaan onnistunut liittämään puhelimeensa, vaan joutuivat lukemaan viestit aina selaimelta.
    
    
• Ongelma: Yhteinen kalenteri puuttui, käytössä oli useita kalentereita ja erilliset kalenterit eivät päivittyneet automaattiseti 🗓️
   
  • Miten vaikeutti työntekoa: kalenterit eivät olleet aina ajantasalla, koska ne eivät päivittyneet automaattisesti sähköpostissa sovituista asioista. Tästä syystä tapaamisia unohtui tai meni sivu suun, ja yhteisiä menoja oli vaikeaa suunnitella ilman kokousta.
    
    
• Ongelma: Tietoturva oli yhden henkilön vastuulla 🔐
   
  • Miten vaikeutti työntekoa: Vaikka henkilöllä oli tietoturvaosaamista, hän joutui huolehtimaan tietoturvasta ekstrana muun työnsä lisäksi. Tämä vei aikaa pois hänen päätyöstään.
    
    

On selvää, että tällaisessa tilanteessa ei juuri lauain työtäs tehdä. Näitä haasteita ryhdyimme yhdessä makulaisten kanssa ratkomaan!

Miksi Gapps?

Maku valitsi meidät kumppaniksi, koska tarjosimme kokonaisvaltaisen paketin, jolla taklattiin lähes kaikki ongelmakohdat. Makulle oli myös tärkeää saada koulutusta uusien järjestelmien käyttöön. Makun työntekijöillä oli erilaiset lähtötasot siihen, miten paljon ja hyvin he osasivat käyttää uusia meidän tuottamia palveluja. Se, että pystyimme tarjoamaan henkilöstön koulutuksia, painoi siten vaakakupissa paljon.

Migraatioprojektin tavoitteena sujuva työskentely tietoturvallisessa ja nykyaikaisessa ympäristössä

Yhdessä makulaisten kanssa asetimme projektille tavoitteeksi rakentaa Makulle tietoturvallinen ja nykyaikainen IT-ympäristö, jossa työskentely olisi kaikille sujuvaa ja helppoa. Makulle oli myös tärkeää, että sisäinen viestintä paranee, kun he saavat kaikki tarvittavat työnteon materiaalit yhdelle alustalle ja jokaiselle pääsyn sinne. 

Mitä projektin aikana tehtiin?

Tärkeintä oli saada Makun kaikille tiedoille yhtenäinen paikka, selkeyttää tiedostojen hallintaa ja parantaa tietoturvaa. 

Projektin aikana tehtiin mm. näitä asioita 👇

Otettiin Google Workspace laajamittaiseen käyttöön 

• Eri palveluissa olleet materiaalit siirrettiin Google Driveen. Tiedostojen hallintaan tehtiin suunnitelma, jossa määriteltiin millaisia kansioita ja kansiorakenteita tarvitaan ja miten niiden käyttöä hallinnoidaan.
• Sähköposti siirrettiin vanhasta legacy-järjestelmästä Gmailiin. Gmailin käyttöönotto mahdollisti integraation kalenteriin, jota kaikki pääsevät päivittämään ja katsomaan.
• Tuotantosuunnitelma siirrettiin Excelistä Google Sheetiin, mikä helpottaa suunnitelman ajantasalla pitämistä ja antaa siihen kaikille näkyvyyden.
• Luotiin yhteinen Google-kalenteri. Kaikilla on pääsy Google-kalenteriin, jonne kirjataan kaikki mitä sovitaan.

Kehitettiin tietoturvaa

• Työntekijöille otettiin käyttöön kaksivaiheinen tunnistautuminen, mikä estää ulkopuolisen pääsyn käyttäjän tilille.
• Muu tietoturva ulkoistettiin kokonaan Gappsille. Näin tietoturvasta aiemmin vastannut henkilö keskittyy nyt täysillä päätyöhönsä ja Gapps pitää huolen, että Makun IT-järjestelmät ovat aina ajantasalla ja turvassa.

Koulutettiin henkilöstöä

• Makulaisten lähtötaso IT-järjestelmien käyttöön vaihteli, joten aloitimme ymmärtämällä miten makulaiset haluavat työskennellä ja koulutimme heitä uusiin järjestelmiin heidän toiveensa ja osaamistasonsa huomioiden.  
• Kävimme yksityiskohtaisesti läpi miten uusien ohjelmien kanssa kannattaa työskennellä ja miten niistä saa kaikki tehot irti työskennellessä. 

Siirrettiin Maku jatkuvan IT-tuen piiriin

• Projektin jälkeen makulaisilla on ollut käytössä jatkuva IT-tuki, jonne he voivat ottaa yhteyttä, jos eteen tulee tenkkapoo.
  
  

Lopputulos: oluen valmistaminen jatkuu hyvällä buugilla 

Projektille asetetut tavoitteet saavutettiin kirkkaasti. Makulla on nyt käytössä nykyaikainen ja tietoturvallinen IT-ympäristö. Heidän tiedostonsa ovat järjestelmällisesti Googe Drivessa ja kaikkien työntekijöiden helposti löydettävissä. 

“Nyt kun kaikki tieto on yhtenäistetty Google Driven puolelle, työnteko on helpottunut ihan hirveästi.”

Juho Virtanen, Community Manager, Maku Brewing 

Kukaan ei enää kuluta aikaa siihen, että etsitään tarvittavia materiaaleja kissojen ja koirien kanssa, tai häiritään jonkun lomaa kysellen materiaalien perään. Enää ei tule tilanteita, että tärkeä tapaaminen unohtuu, koska sitä ei ole kirjoitettu ylös. Kriittinen panimon tuotantosuunnitelmakin on nyt keskitetysti yhdessä paikassa, jolloin hässäkkä sen sijainnista ja ajantasaisuudesta on hävinnyt. Tuotantosuunnitelman ajantasaisuus myös mahdollistaa sen, että Maku pystyy suunnittelemaan mm. myyntikampanjoita pitkälle tulevaisuuteen.

“Google Workspace mahdollistaa asioita, joita emme ole voineet aiemmin tehdä. Meidän ei enää tarvitse olla kaikki samassa fyysisessä paikassa työstääksemme yhdessä materiaaleja. Pystymme työstämään ja jakamaan materiaaleja toisillemme reaaliajassa.”

Uusista järjestelmistä hyötyvät myös Makun asiakkaat. 

“Pystymme nyt jakamaan asiakkaille materiaaleja helposti. Oli ne sitten markkinointimateriaaleja tai oluthanalätkiä, saamme lähetettyä ne kaikki nyt helposti sähköisesti suoraan heille. Se on ollu asiakkaille mahtava juttu.” 

Juho Virtanen summaa projektin vaikutukset näin: 

“Me tehdään muutoksen jälkeen edelleen hyvää olutta ja meillä on hyvä buugi. Hommat rullaa paremmin, mikä on onnistuneen projektin merkki.”

Esittelyssä Maku Brewing

Maku Brewing on kotimainen pienpanimo, joka on valmistanut olutta vuodesta 2014. Makun erityisosaamista on erilaiset oluttyylit ja niiden helppo juotavuus. Siksipä panimolla ei turhia kikkailla vaan keskitytään tyylipuhtaiden oluttyylien tuottamiseen. Maku haluaa tehdä erilaisia oluita tyypeille, jotka ovat koko elämänsä ajan juoneet vain vaaleaa laageria, mutta ovat valmiita ja rohkeita kokeilemaan niitä tuhansia eri olutmakuja, joita maailmalla on tarjota.