Yhteistyö lyhyesti
| Lähtötilanne | Menestyksen avaimet |
Lopputulos |
| Yhteistyön tavoitteena oli saada Google Workspacesta suurempi hyöty irti – niin loppukäyttäjien kuin tietohallinnonkin näkökulmasta. Myöhemmin tunnistettiin myös tarve parantaa tietoturvaa ISO 27001 ja NIS2 -vaatimusten mukaisesti sekä hyödyntää uusia jatkuvasti kehittyviä ominaisuuksia ilman oman tiimin ylikuormitusta. | Gapps toteutti lisenssien siirron ja ympäristön hallintaa ja kehittämistä varten otettiin käyttöön Google Workspace Managed Services -palvelu joka varmistaa, että ympäristö vastaa kiristyvää sääntelyä ja pysyy turvassa muuttuvassa ympäristössä. | Algolin Google-ympäristö on aiempaa turvallisempi, hallitumpi ja paremmin hyödynnetty. Auditointien ja hälytysten ansiosta tietoturvariskit ovat hallinnassa, koulutukset ovat parantaneet käyttäjäkokemusta ja IT-tiimin työkuorma on keventynyt. |
Google Workspace Managed Services: Tehokkaampaa hallintaa ja parempaa tietoturvaa
Algol on suomalainen perheyritys ja monialakonserni, jonka liiketoimintayhtiöt maahantuovat ja myyvät tuotteita teollisuudelle ja terveydenhuoltosektorille. Google Workspace on ollut Algolille keskeinen työkalu jo vuodesta 2010. Yhteistyö Gappsin kanssa alkoi vuoden 2021 lopulla, jolloin tavoitteena oli siirtää lisenssien hallinta asiantuntevalle kumppanille sekä saada tukea ympäristön kehittämiseen, jotta oma IT-tiimi voisi keskittyä liiketoimintaa tukevien hankkeiden edistämiseen.
Vuosien varrella Google-ympäristön kasvu sekä tiukentuneet tietoturvavaatimukset – kuten NIS2, ISO 27001 ja GDPR – loivat tarpeen jatkuvalle kehittämiselle ja valvonnalle. Tietoturva korostuu myös Algolin vastuullisuustyössä. Gappsin Google Workspace Managed Services -palvelun avulla Algolin ympäristö on nyt entistä turvallisempi ja yritys voi keskittyä olennaiseen, kun Gappsin proaktiivinen ote varmistaa ympäristön jatkuvan kehittymisen ja tietoturvan tason.
Jatkuva kumppanuus Gappsin kanssa on tuonut meille varmuutta: tiedämme, että ympäristömme on jatkuvasti suojattu ja kehittymässä. Ilman Gappsin proaktiivista otetta, olisimme joutuneet varaamaan sisäisiä resursseja ympäristön kehittämiseen ja uhkien tunnistamiseen ja reagoimiseen nykyistä enemmän.”
- Arto Peterzens, CIO, Algol
Jatkuva kumppanuus säästää tietohallinnon aikaa olennaiseen
Gapps valikoitui yhteistyökumppaniksi, koska Algol kaipasi syvällistä teknistä osaamista, jatkuvaa valvontaa ja ennakoivaa tukea. Tavoitteena oli siirtää lisenssien hallinta asiantuntevalle taholle ja saada apua ympäristön kehittämiseen, jotta oma IT-tiimi voisi keskittyä liiketoimintaa tukeviin hankkeisiin.
Yhteistyö Gappsin kanssa alkoi vuonna 2021 lisenssien siirrolla ja samalla rakennettiin Google Workspace Managed Services -mallin, johon kuuluivat muun muassa kvartaaleittain tehtävät tietoturvakartoitukset (Security Reviews), reaaliaikaiset hälytykset epäilyttävistä tapahtumista sekä käyttäjäkoulutukset. Ensimmäiset kartoitukset toivat esiin kehityskohteita, kuten pitkät istuntokestot, tekstiviestipohjaisen 2FA:n käytön ja satunnaisen linkkijakamisen, jotka lisäsivät riskiä tiedostojen leviämisestä.
“Olemme käyttäneet Google Workspacea jo vuodesta 2010 ja vuosien aikana ympäristö on kasvanut valtavasti. Omalla tiimillä ei yksinkertaisesti ollut aikaa pysyä kärryillä kaikista uusista ominaisuuksista tai riittävän tiukentuvista tietoturvavaatimuksista”, kertoo Peterzens.
Koska ympäristö on kasvanut merkittävästi ja kehitystarpeita on kertynyt, viime vuonna käynnistettiin uudet auditoinnit ja entistä tiiviimpi yhteistyö. Niiden aikana Gapps toteutti useita keskeisiä parannuksia. Istuntoasetuksia tiukennettiin lyhentämällä istunnon enimmäiskesto neljään tuntiin. 2FA-käytäntöjä parannettiin pilotoimalla tekstiviestejä turvallisempiin token- ja FIDO2-ratkaisuihin, jotka tullaan ottamaan käyttöön pilotoinnin jälkeen. Sähköpostiliikenteen suojaa vahvistettiin tarkistamalla SPF- ja DKIM-asetukset sekä ottamalla käyttöön DMARC-raportointi.
Selainhallinnan kehittäminen aloitettiin kartoituksissa nousseiden tarpeiden pohjalta. Linkkijaon hallintaan luotiin tarkempi malli ja asetuksia seurataan kvartaaleittain. Lisäksi lokitietoja analysoidaan yhdessä Gappsin asiantuntijoiden kanssa.
Olisimme pystyneet tekemään kaiken itse, mutta se olisi vaatinut paljon enemmän työtä – ja siitä asiantuntijuudessa on kyse. Tehdään oikeita asioita, ja kerralla oikein.
Arto Peterzens, CIO, Algol
Jatkuvan kehityksen tulokset
Gappsin toimitusten pohjalta Algol on pystynyt rakentamaan vahvan perustan tietoturvalle, joka tukee sekä nykyisiä tarpeita että tulevia projekteja.
Jatkuva kumppanuus Gappsin kanssa on tuonut meille varmuutta: tiedämme, että ympäristömme on jatkuvasti suojattu ja kehittymässä. Ilman Gappsin proaktiivista otetta emme olisi pysyneet ajan tasalla Googlen pilvikehityksessä tai pystyneet reagoimaan nopeasti uusiin uhkiin. ” Peterzens kommentoi.
Käyttämällä Google Workspace Managed Services -palvelua seuraavat hyödyt ovat konkretisoituneet:
Parantunut kokonaisvaltainen tietoturva: Istuntojen keston lyhentäminen ja vahvemmat MFA-käytännöt ovat vähentäneet istunnon kaappaamisen riskiä. DMARC-raportoinnin avulla väärinkäytökset havaitaan nopeasti, ja tuleva käytäntö, joka torjuu automaattisesti väärennetyt viestit, lisää suojaa entisestään.
Tehokas jakamiskäytäntöjen hallinta: Jakamisasetukset, joissa tiedosto on avoimesti saatavilla linkillä, on saatu hallintaan ajoissa ennen laajempien riskien syntymistä. Tämä on vähentänyt merkittävästi tietovuotojen mahdollisuutta.
Käyttäjäkokemuksen ja osaamisen kehittäminen: Gmail- ja Google Forms -koulutukset ovat auttaneet työntekijöitä toimimaan arjessa sujuvammin ja turvallisemmin. Erityisesti henkilöstöhallinnon ja loppukäyttäjien keskuudessa koulutukset ovat olleet pidettyjä.
Ajankäytön kohdistaminen strategisiin projekteihin: Kun Gapps huolehtii auditoinneista, hälytyksistä ja kehitysohjelman ylläpidosta, Algolin IT-tiimi voi keskittyä muun muassa Business Intelligence -ympäristön kehittämiseen, ISO 27001 -sertifikaatin valmisteluun ja muihin liiketoimintaa tukevien hankkeiden edistämiseen.
"Meillä ei ole varattu resursseja seuraamaan jatkuvasti kaikkea uutta, koska olemme tottuneet siihen, että Gapps pitää meidät ajan tasalla ja kertoo, millaisia uusia ominaisuuksia voisimme hyödyntää. On helppo jumittua tuttuihin käytäntöihin, joten on arvokasta kuulla, mitä uutta on tulossa muualta. Jos itse lähtisimme aktiivisesti seuraamaan kehitystä ja opettelemaan teknisiä konfigurointeja, se vaatisi huomattavasti enemmän proaktiivisuutta," Peterzens kertoo.
Tulevaisuudessa jatkamme yhteistyötä muun muassa DLP- ja datan luokitteluprojektien, selainhallinnan sekä kehittyvien AI ominaisuuksien parissa.
Esittelyssä Algol
Algol on perheyritys ja monialakonserni, jolla on yli 130 vuoden kokemus kansainvälisestä kaupasta. Konserniyhtiömme maahantuovat, myyvät ja valmistavat tuotteita teollisuudelle ja terveydenhuoltosektorille. Lisäksi yhtiöt tarjoavat laadukkaita palveluita, kuten suunnittelua, räätälöityjä toimitusratkaisuja sekä asennus-, huolto- ja kunnossapitopalveluja.
Google Workspace on ollut keskeinen työkalu IT:n sisäisessä yhteistyössä ja viestinnässä, ja Gappsin kumppanuus on mahdollistanut turvallisen, tehokkaan ja joustavan pilviympäristön ylläpidon. Algolin tavoitteena on jatkaa innovatiivisten pilviratkaisujen hyödyntämistä yhdessä Gappsin kanssa, jotta IT-infrastruktuuri pysyy luotettavana ja kehittyy tehokkaasti.
