Customer Case: Keusote - Pilvisiirtymä sujuvoittaa sote-työn arkea

Yhteistyö lyhyesti

Rohkea päätös käynnisti muutoksen

Keusoten pilvisiirtymä käynnistyi keväällä 2025 rajatulla pilotilla, jossa pilvipohjaisia ratkaisuja testattiin n. 50 henkilön tietohallinnossa. Hyvin nopeasti kävi ilmi, että kyse oli yksittäistä kokeilua laajemmasta muutostarpeesta.

Syksyn aikana suunta tarkentui, ja pilotista siirryttiin suoraan käyttöönoton ensimmäiseen vaiheeseen. Päätöstä edelsi laaja arviointi siitä, miten muutos vaikuttaisi kustannuksiin, tietoturvaan, käyttäjäkokemukseen ja tulevaisuuden kehitysmahdollisuuksiin. Tässä kohtaa Gapps otti vastuun projektin toteutuksesta.

Meidän piti rakentaa vahvat perusteet päätökselle ja arvioida muutoksen riskit huolellisesti. Lopulta kyse oli siitä, uskommeko tämän vievän organisaatiota oikeaan suuntaan myös pitkällä aikavälillä. Pitää vain uskaltaa, tunnistaa kriittiset riskit ja sitten luottaa siihen, että ratkaisut löytyvät." 

- Antti Ylä-Jarkko, Tieto- ja digijohtaja, Keski-Uudenmaan hyvinvointialue

Työ käynnistyi arkkitehtuurisuunnittelulla, jossa määriteltiin, miten pilvisiirtymä viedään käytäntöön hallitusti ja sote-ympäristön vaatimukset huomioiden. Hanketta ovat Gappsilta olleet viemässä eteenpäin Senior Project & Change Manager Jyrki Rautio sekä Strategic Account Executive Erno Koivisto yhdessä Gappsin asiantuntevan projektitiimin kanssa. Keusoten vahva sitoutuminen hankkeeseen ja aktiivinen osallistuminen projektin eri vaiheisiin ovat olleet keskeisessä roolissa onnistuneen kokonaisuuden rakentamisessa.

Pilvisiirtymän arkkitehtuuri sote-ympäristön tarpeisiin

Keusoten pilvisiirtymässä uudistetaan samanaikaisesti työympäristö, päätelaitearkkitehtuuri ja järjestelmien arkinen käyttötapa Google Workspacen toimiessa päivittäisen työn alustana, laajemman kokonaisuuden kattaessa myös tietoturvan, vanhat järjestelmät ja siirtymävaiheen hallinnan.

Ratkaisu rakentuu useista toisiaan tukevista teknologioista, kuten Chrome Enterprise Premiumista, ChromeOS Flexistä, sekä KASM-virtuaalityöpöydästä. KASM-ratkaisu on hankittu Keusotelle jo aiemmin eri toimijalta, ja sen käyttöönottoa sekä jatkokehitystä työstettiin yhdessä Gappsin kanssa. KASM-ratkaisu pilkottiin osiin ja Gappsin GCP-asiantuntijat pystyivät toimittamaan nopealla aikataululla GCP-alustalla toimivan ratkaisun.

Näillä vastataan suoraan sote-ympäristön käytännön tilanteisiin, sillä työasemat ovat usein yhteiskäytössä, käyttäjät vaihtuvat nopeasti, osa sovelluksista on sidottu vanhaan ympäristöön ja samalla tietoturvan täytyy toimia kaikissa tilanteissa.

Keusotella osa päätelaitteista korvataan Chromebookeilla, mutta koko laitekantaa ei tarvitse uusia kerralla. ChromeOS Flex mahdollistaa nykyisten laitteiden hyödyntämisen uudessa ympäristössä, mikä tekee siirtymästä hallitumman ja kustannustehokkaamman. Tavoitteena ei kuitenkaan ole sitoa käyttäjiä tiettyyn päätelaitteeseen. 

Jos työssä on järkevintä käyttää puhelinta, tablettia tai tietokonetta, niin silloin käytetään sitä. Emme halua rakentaa ympäristöä yhden laitteen ehdoilla",

kommentoi Saku Salonen, ICT-palvelualuepäällikkö, Keusote.

Päätelaitteiden jakelun ja logistiikan yhteistyökumppanina toimii Telia. Gappsin teknisten asiantuntijoiden vastuulla on päätelaitehallinnan suunnittelu ja käyttöönotto siten, että kokonaisuuden arkkitehtuuri ja tietoturvan vaatimukset huomioidaan.

Google Workspace Enterprise -lisensointi mahdollistaa sen, että tekoälyominaisuudet saadaan koko henkilöstön käyttöön ilman erillisiä lisenssipäätöksiä, tuoden tekoälyn osaksi arkea laajasti. Tekoälyä hyödynnetään esimerkiksi dokumentoinnin, viestinnän ja tiedon jäsentämisen tukena, ja sen käyttöä viedään eteenpäin osana Gappsin järjestämää vaiheittaista käyttöönottoa ja henkilökunnan koulutuksia.

Tietoturva on arkkitehtuurin perusta

Sote-ympäristössä tietoturva vaikuttaa suoraan siihen, miten asiakas- ja potilastietoja voidaan käsitellä ja miten työ ylipäätään sujuu arjessa. Käyttöoikeudet, tiedon luokittelu ja järjestelmien jatkuvuus eivät ole irrallisia asioita, vaan ne määrittävät koko toimintakyvyn.

Keusoten hankkeessa tietoturva on rakennettu osaksi kokonaisarkkitehtuuria alusta lähtien. Gappsin asiantuntijat ovat varmistaneet, että ratkaisut tukevat mm. tiedon luokittelua, Data Loss Prevention -toiminnallisuuksia sekä tarkkaa, käyttäjäkohtaista pääsynhallintaa. Samalla Googlen ratkaisut mahdollistavat sen, ettei uhkia ainoastaan havaita, vaan niitä pystytään myös estämään automaattisesti ennen kuin ne ehtivät vaikuttaa toimintaan.

Sertifiointien merkitys kasvaa julkisella sektorilla jatkuvasti. Tässä hankkeessa ratkaisut perustuvat teknologioihin ja toimintamalleihin, jotka tukevat näitä vaatimuksia suoraan, ilman erillisiä kiertoteitä tai raskaita lisärakenteita.

Tietoturvaratkaisut on toteutettu alusta asti parhaiden käytäntöjen mukaisesti, ja kokonaisuutta on arvioitu jatkuvasti myös ulkopuolisen auditoijan toimesta. Tähän mennessä kaikki tietoturvakatselmukset on läpäisty onnistuneesti, mikä on vahvistanut luottamusta siihen, että ratkaisut vastaavat hyvin sote-ympäristön vaatimuksia”,

Salonen kommentoi.

Ylä-Jarkon mukaan muutos näkyy myös arjen tietoturvassa. Kun työasemiin ei enää tarvitse asentaa jatkuvasti sovelluksia ja ylläpitää niitä erikseen, voidaan huomio keskittää ympäristön hallintaan kokonaisuutena. Tämä yksinkertaistaa ylläpitoa ja vahvistaa samalla tietoturvaa.

Kun työ ei saa keskeytyä - Vaiheittainen pilvisiirtymä turvaa potilastyön jatkuvuuden

Näin laajassa pilvisiirtymässä kaikkea ei voida vaihtaa kerralla. Keusoten ympäristössä on edelleen järjestelmiä, joiden käyttö täytyy turvata siirtymän aikana. Tätä varten hyödynnetään KASM-virtuaalityöpöytää, jonka avulla vanhan ympäristön sovelluksia voidaan käyttää hallitusti uuden pilviympäristön rinnalla. Siirtymä etenee vaiheittain, ja vanhan ja uuden ympäristön on toimittava rinnakkain. Sote-ympäristössä tämä on välttämätöntä, sillä asiakas- ja potilastyö ei voi keskeytyä, vaikka taustalla uudistetaan työvälineitä ja järjestelmiä. 

Chrome-ympäristössä käyttäjän vaihto ja päivitykset tapahtuvat sekunneissa, jolloin työ ei katkea samalla tavalla kuin perinteisessä työasemaympäristössä. Se on arjessa valtava, mutta usein aliarvostettu hyöty”,

kuvailee Erno Koivisto, Strategic Account Executive, Gapps.

Sote-ympäristössä pienilläkin viiveillä on merkitystä. Kun työasemia käytetään vuoroissa ja käyttäjät vaihtuvat päivän aikana, kirjautumisen, päivitysten ja käyttöympäristön käynnistymisen nopeus vaikuttaa suoraan työn sujuvuuteen.

Tavoitteena on, että kun työntekijä saa laitteen ja käyttöympäristön, hänen pitää pystyä tekemään työnsä heti. Siksi olemme hakeneet konkreettisia käyttötapauksia ja varmistaneet testauksen kautta, että uusi ympäristö toimii oikeasti arjessa”,

kuvailee Rautio Gappsilta.

Käyttöönotossa tekninen toteutus on vain osa kokonaisuutta. Yhtä tärkeää on varmistaa, että henkilöstö pystyy käyttämään uusia ratkaisuja sujuvasti heti alusta alkaen. Gapps järjestää laajan koulutuskokonaisuuden. Koulutukset rakentuvat työn arjen tarpeiden ympärille, jotta uudet ratkaisut tukevat tekemistä heti käyttöönotosta lähtien.

Suunnannäyttäjä hyvinvointialueiden digitalisaatiossa

Keusoten pilvisiirtymä on merkittävä paitsi organisaatiolle itselleen myös koko suomalaiselle sote-sektorille. Julkisella sektorilla Googlen ratkaisuja on hyödynnetty laajasti jo pidemmän aikaa esimerkiksi opetuksessa, mutta hyvinvointialueilla ja terveydenhuollossa muutokset ovat edenneet varovaisemmin.

Keusoten ratkaisu haastaa ajatuksen siitä, että sote-ympäristön modernisointi pitäisi tehdä vain totuttujen teknologiapolkujen kautta. Tietoturva, tiedon luokittelu, käyttöoikeudet ja palveluiden jatkuvuus voidaan huomioida myös pilvipohjaisessa arkkitehtuurissa, kun kokonaisuus suunnitellaan huolellisesti ja toteutetaan vaiheittain.

Keusoten tavoitteena on ollut rakentaa arkkitehtuuri, joka vähentää riippuvuutta yksittäisistä teknologioista ja toimittajista. Ratkaisuja on suunniteltu siten, että tulevaisuudessa organisaatiolla säilyy mahdollisimman suuri vapaus hyödyntää erilaisia pilvipalveluita ja kehittää ympäristöään muuttuvien tarpeiden mukaan. Tämä tukee myös Keusoten digitaalisen suvereniteetin tavoitteita.

Olemme pyrkineet vähentämään sellaisia riippuvuuksia, jotka sitovat organisaation yhteen teknologiapolkuun. Mitä enemmän identiteetti, data ja palvelut ovat omassa hallinnassa, sitä enemmän meillä on vapautta tehdä valintoja myös tulevaisuudessa."

Salonen kertoo.

Hanke on edelleen käynnissä, ja viimeisten vaiheiden on tarkoitus ajoittua alkuvuoteen 2027. Samalla Keusotelle rakentuu perusta, jonka päälle voidaan kehittää jatkossa entistä laajemmin tekoälyn hyödyntämistä, automatisoitua tietoturvaa ja uusia työn tekemisen tapoja.

Muutos ei kuitenkaan olisi ollut mahdollinen ilman valmiutta tarkastella totuttuja toimintamalleja uudesta näkökulmasta. Keusotella nähtiin, että aidosti merkittävät hyödyt edellyttivät myös rohkeutta tehdä suuria päätöksiä, tunnistaa muutoksen riskit ja luottaa siihen, että ne voidaan hallita.

Esittelyssä Keusote

Keski-Uudenmaan hyvinvointialue Keusote vastaa sosiaali- ja terveyspalveluista sekä pelastustoimen ja erikoissairaanhoidon järjestämisestä Hyvinkään, Järvenpään, Nurmijärven, Pornaisten, Tuusulan ja Mäntsälän alueella.

Keusoten tavoitteena on kehittää palveluitaan vaikuttavasti, kustannustehokkaasti ja asiakaslähtöisesti. Pilvisiirtymä tukee tätä tavoitetta vapauttamalla resursseja varsinaiseen asiakas- ja potilastyöhön sekä rakentamalla modernimman perustan tulevaisuuden sote-työlle.

Kuulostaako hyvältä?

Uudista työympäristösi kustannustehokkaampaan Googleen. Varaa aika keskustelulle asiantuntijamme kanssa.

Varaa aika keskustelulle