Mikä on Google Workspace Studio?
Workspace Studiossa voit luoda, hallita ja jakaa tekoälyagentteja koko Google Workspace -ympäristön laajuisesti. Tekoälyagentit automatisoivat tehtäviä eri sovelluksissa ja tukevat arjen työnkulkuja monipuolisesti. Geminin tekoälyagentit pystyvät päättelemään, mukautumaan uuteen tietoon ja hallitsemaan monivaiheisia, aiempaa vaativampia työnkulkuja, toisin kuin perinteiset sääntöpohjaiset ratkaisut.
Googlen Workspace Studio on suunniteltu erittäin helppokäyttöiseksi, jotta agentit olisivat kaikkien saatavilla.
Tekoälyagenttien luominen ei edellytä koodausta, ohjelmointikieltä tai teknisiä komentoja, vaan automaatioita rakennetaan kuvaamalla haluttu toiminnallisuus selkeällä yleiskielellä. Gemini huolehtii agentin toteutuksesta ja tuo automaation luontevaksi osaksi päivittäistä työskentelyä.
Aloita pienestä ja kokeile rohkeasti
Uuden teknologian käyttöönottoa hidastaa harvoin itse ratkaisu, vaan useammin pelko sen monimutkaisuudesta. Google Workspace Studio madaltaa tätä kynnystä merkittävästi. Kaikkea ei tarvitse automatisoida kerralla, eikä täydellistä ratkaisua ole tarkoitus rakentaa heti alussa.
Hyvä tapa päästä liikkeelle on tarkastella arjen toistuvia tehtäviä, jotka vievät aikaa tai tuntuvat turhauttavilta. Pohdi, mitä teet päivästä tai viikosta toiseen, vaikka tehtävä ei varsinaisesti vaadi ihmisen asiantuntemusta. Juuri nämä tehtävät ovat erinomaisia ensimmäisiä kokeiluja.
Agentin rakentaminen koostuu kahdesta osasta:
-
Käynnistin: Tapahtuma, joka aktivoi agentin (esim. "joka perjantai klo 16" tai "kun saan uuden sähköpostin, jossa on liite").
-
Vaiheet: Tehtävät, jotka agentti suorittaa (esim. "luonnostele vastaus", "ilmoita minulle chatissa" tai "merkitse sähköposti").
Voit aloittaa valmiista mallista tai kuvata omin sanoin, mitä haluat agentin tekevän. Kokeilemalla opit nopeasti, mikä toimii käytännössä. Onnistumiset ja opit kannattaa jakaa myös kollegoiden kanssa, jotta hyvät käytännöt leviävät koko organisaatioon.
5 arkista esimerkkiä automaatioiden aloitukseen
Alla olevien käyttöesimerkkien perusajatus on yksinkertainen. Tunnista ratkaistava ongelma, määrittele käynnistävä tapahtuma, päätä tarvittavat vaiheet ja anna agentin hoitaa loput.
Tässä muutama yksinkertainen mutta tehokas agentti, jotka voit rakentaa minuuteissa parantamaan työpäivääsi. Voit hyödyntää näitä inspiraationa ja identifioida ensimmäiset tehtävät, joita voit lähteä kokeilemaan käytännössä.
1. Viikkosuunnittelun muistutus
-
Käynnistin: Joka perjantai klo 16:30.
-
Vaiheet: Lähetä chatissa lyhyt muistutus, joka kehottaa tarkistamaan kalenterin ja suunnittelemaan seuraavan viikon tärkeimmät asiat.
-
Hyöty: Varmistat itsellesi hetken suunnitteluaikaa ennen viikonloppua ilman, että sinun tarvitsee muistaa sitä itse.
2. Älykäs sähköpostien priorisointi
-
Käynnistin: Uusi saapuva sähköposti.
-
Vaiheet: Gemini tarkistaa, sisältääkö viesti suoran kysymyksen tai kiireellisen toimenpiteen. Jos näin on, viesti merkitään tunnisteella ”Kiireellinen” ja siitä lähetetään ilmoitus chattiin.
-
Hyöty: Auttaa erottelemaan olennaiset viestit sähköpostitulvan keskeltä ja tuo tärkeät asiat heti näkyviin.
3. Kokouksiin valmistautuminen
-
Käynnistin: 30 minuuttia ennen ulkoista kokousta (Google-kalenterin perusteella).
-
Vaiheet: Hae Google Drivesta ja Gmailista asiakkaan nimellä aiempi viestintä ja laadi lyhyt yhteenveto edellisistä keskusteluista. Lähetä tiivistelmä chattiin.
-
Hyöty: Varmistaa, että saavut jokaiseen tapaamiseen valmistautuneena ja säästää aikaa ennakkotiedon etsimisessä.
4. Ilmoitus uusista lomakevastauksista
-
Käynnistin: Tietty Google-lomake täytetään (esim. tukipyyntölomake)
-
Vaiheet: Lähetä ilmoitus tiimin tukikanavalle lomakkeen linkin kera ja lisää tehtävä seurantaa varten jaettuun Google Sheets -taulukkoon.
-
Hyöty: Nopeuttaa reagointia tärkeisiin sisäisiin tai ulkoisiin pyyntöihin.
5. Tiedostojen arkistointi ja seuranta
-
Käynnistin: Saat sähköpostin, jossa on liite (esim. lasku).
-
Vaiheet: Tallenna liite automaattisesti tiettyyn Google Drive -kansioon, kuten /Laskut/2026, ja merkitse sähköposti arkistoiduksi Gmailissa.
-
Hyöty: Pitää sähköpostin siistinä ja varmistaa, että tärkeät dokumentit tallentuvat johdonmukaisesti oikeaan paikkaan.
Valmiina kokeilemaan helppoja automaatioita?
Me Gappsilla uskomme, että liiketoiminta kasvaa, kun teknologia tukee ihmisten työtä mahdollisimman vaivattomasti ja yksinkertaiset, turvalliset ja älykkäät ratkaisut mahdollistavat tehokkaan ajankäytön.
Google Workspace Studio tuo räätälöityjen tekoälyagenttien rakentamisen koko organisaation käyttöön ja tekee automatisoinnista helposti lähestyttävää jokaiselle työntekijälle.
Haluatko automatisoida ensimmäisen tehtäväsi? Aloita tästä:
-
Mene osoitteeseen studio.workspace.google.com.
-
Valitse valmis malli Discover-sivulta tai kuvaa omin sanoin, mitä haluat automatisoida.
-
Testaa tekoälyagentin toimintaa ja ota se käyttöön, kun lopputulos vastaa odotuksiasi.
Kokeile ja opi tekemällä. Kun annat tekoälyn hoitaa arjen rutiinit, vapautuu aikaa työhön, jolla on oikeasti merkitystä.
Jos tarvitset tukea tekoälytyökalujen käyttöönotossa, olemme apunasi ja autamme varmistamaan, että saat niistä parhaan mahdollisen hyödyn.
