Yhteistyö lyhyesti
| Lähtötilanne | Menestyksen avaimet |
Lopputulos |
|
monday.com oli otettu käyttöön tapahtumatuotannon ja kumppanuuksien hallintaan. Yritysostojen jälkeen järjestelmiä oli useita ja datan hallinta vaati yhtenäisempää mallia. |
Gapps toteutti monday.com- ja CRM-järjestelmien integraation Make.com-alustalla sekä tuki AI-ominaisuuksien käyttöönottoa. |
Yhtenäinen järjestelmäkokonaisuus, jossa data liikkuu sujuvasti järjestelmien välillä ja AI automatisoi manuaalisia työvaiheita. |
Yhteinen alusta kasvun ja järjestelmien hallintaan
Professio Group otti monday.com-alustan käyttöön noin kaksi ja puoli vuotta sitten. Alustaa lähdettiin aluksi pilotoimaan erityisesti tapahtumatuotannon ja kumppanuuksien hallinnan tarpeisiin. Valintaa ohjasi ennen kaikkea monday.com-alustan helppokäyttöisyys ja mukautuvuus.
Halusimme järjestelmän, joka olisi joustava ja helposti laajennettavissa. monday.com tarjosi juuri sitä; alustan, jota voimme kehittää ja integroida tarpeidemme mukaan.”
- Pauliina Lautanen-Nissi, Chief Operating Officer, Professio Group.
Tilanne muuttui kuitenkin nopeasti, kun yritys kasvoi yritysostojen myötä. Professio hankki osaksi konserniaan myös MIF:in ja Tieturin, mikä laajensi merkittävästi koulutusliiketoimintaa ja lisäsi järjestelmien monimutkaisuutta.
Samalla myös koulutusten määrä lähes kaksinkertaistui. Professio toimii nykyään myös virallisten tutkintojen järjestäjänä, mikä lisää järjestelmien roolia operatiivisessa arjessa.
Tämän seurauksena organisaatiossa käynnistettiin laajempi järjestelmäkartoitus.
Keskeinen tavoite oli varmistaa, että:
- data on laadukasta ja helposti hallittavaa
- järjestelmät toimivat saumattomasti yhteen
- organisaatio on valmis hyödyntämään tekoälyä tulevaisuudessa
”Halusimme rakentaa kokonaisuuden, jossa datasta pidetään huolta ja järjestelmät tukevat tekoälyn käyttöä. Se oli meille tärkeä strateginen suunta”, kertoo Lautanen-Nissi.
Integraatiot loivat pohjan sujuvalle datan hyödyntämiselle
Kun monday.comin roolia päätettiin laajentaa organisaatiossa, mukaan tarvittiin kumppani rakentamaan järjestelmäintegraatiot sekä tukemaan alustan kehittämistä.
Gapps tuli mukaan projektiin toteuttamaan monday.com ja CRM-järjestelmien integraation Make.com-alustan avulla. Tavoitteena oli varmistaa, että data liikkuu sujuvasti eri järjestelmien välillä ja että manuaalinen työ vähenee merkittävästi.
Samalla monday.com laajennettiin keskeiseksi työkaluksi muun muassa tuotehallintaan, koulutusten toteutusten hallintaan sekä puhujien ja kouluttajien tietokantaan. Integraatioiden ja automaatioiden avulla tieto liikkuu nyt tehokkaasti eri järjestelmien välillä, mikä mahdollistaa laajemman datan hyödyntämisen.
Kun pohja on rakennettu hyvin, asiantuntijamme voivat keskittyä omaan substanssiosaamiseensa. Työaikaa ei kulu enää samalla tavalla järjestelmien välillä siirtymiseen ja manuaaliseen tiedon käsittelyyn. ”
- Pauliina Lautanen-Nissi, Chief Operating Officer, Professio Group.
Tekoäly automatisoi rutiineja ja tukee päätöksentekoa
Merkittävä osa kehitystyötä on ollut monday.com-alustan AI-ominaisuuksien hyödyntäminen.
Halusimme tukea Profession valmiutta AI-työhön ja rakentaa pohjaa sille, miten tekoälyä voidaan hyödyntää osana arjen työtä. Käymme päivittäin keskusteluja asiakkaidemme kanssa siitä, miten organisaatiot voivat valmistautua AI-aikaan ja ottaa uudet työkalut käyttöön hallitusti ja turvallisesti”, kertoo projektissa vahvasti mukana ollut Lauri Matikainen, Customer Success Manager, Gapps
Tekoälyä hyödynnetään Professiolla muun muassa:
- tietokenttien automaattisessa täyttämisessä
- raportoinnin automatisoinnissa
- datan yhdistämisessä eri järjestelmistä
Tekoälyominaisuudet täydentävät monday.com-taulujen tietoja automaattisesti, mikä vähentää manuaalista työtä merkittävästi.
Tekoälyn hyödyntämistä kehitetään Professiolla aktiivisesti myös organisaatiotasolla. Yritykseen on palkattu AI Manager kehittämään tekoälyn käyttöä ja tunnistamaan uusia hyödyntämismahdollisuuksia.
Mondayn AI-raportointi on osoittautunut meille erittäin hyödylliseksi. Pystymme kokoamaan tärkeää tietoa helposti ja muodostamaan kokonaiskuvan liiketoiminnasta huomattavasti aiempaa nopeammin”, Lautanen-Nissi kertoo.
Yksi konkreettinen esimerkki on monday.com-alustalle rakennettu mediaseurantatyökalu, jonka avulla organisaatio seuraa alan keskustelua ja tunnistaa uusia aiheita sekä kehityssuuntia.
Samalla monday.com mahdollistaa erilaisten näkymien rakentamisen eri rooleille ja sidosryhmille. Tämä on erityisen tärkeää organisaatiossa, jossa hallitaan tuhansia koulutuksia, tapahtumia ja projekteja.
“Meillä on lähes 2000 koulutusta ja seminaaria. On tärkeää, että jokainen näkee vain oman työnsä kannalta relevantin tiedon. Se tekee arjesta selkeämpää ja helpottaa työn hallintaa”, Lautanen-Nissi kertoo.
Selkeästi jäsennelty tieto tukee myös työyhteisön arkea. “Tämä luo myös psykologista turvallisuutta työyhteisössä. Kun oma työ on hallinnassa ja tieto löytyy helposti, arki tuntuu huomattavasti hallittavammalta”, hän jatkaa.
Ratkaisukeskeinen yhteistyö Gappsin kanssa
Professiolla nähtiin alusta asti tärkeäksi rakentaa järjestelmäkokonaisuus, jossa eri työkalut toimivat saumattomasti yhteen.
“Päätimme alusta asti, että etenemme kumppaneiden kanssa. Halusimme löytää oikeisiin käyttötarkoituksiin parhaat työkalut ja niiden toteutukseen oikeat asiantuntijat. Yksi järjestelmä ei ratkaise kaikkea, vaan kokonaisuus syntyy hyvin toteutetuista integraatioista”, Lautanen-Nissi kertoo.
Gapps valikoitui kumppaniksi erityisesti integraatio-osaamisensa sekä proaktiivisen toimintatapansa ansiosta.
Projektissa ei edetty perinteisen vesiputousmallin mukaisesti, vaan ratkaisuja kehitettiin iteratiivisesti käytännön tarpeiden mukaan. Tämä mahdollisti nopean etenemisen ja sen, että integraatiot saatiin toimimaan sujuvasti osana laajempaa järjestelmäkokonaisuutta.
Kehityshankkeissa tulee aina tilanteita, joita ei voi täysin ennakoida. Tärkeintä on, että niihin reagoidaan nopeasti ja ratkaisu löytyy. Gappsilla tämä toimi erittäin hyvin”, Lautanen-Nissi kertoo.
Yhtenäinen järjestelmä vähentää turhaa työtä
Uusi järjestelmäkokonaisuus on luonut vahvan pohjan datan hallinnalle ja tekoälyn hyödyntämiselle.
Vaikka kokonaisuuden vaikutuksia mitataan tarkemmin myöhemmin, ensimmäiset kokemukset ovat olleet erittäin positiivisia.
Keskeisiä hyötyjä ovat muun muassa:
- Yhtenäinen järjestelmäkokonaisuus eri toimintojen hallintaan
- Manuaalisen työn väheneminen automaatioiden ja AI-ominaisuuksien avulla
- Parempi datan laatu ja tiedon saatavuus
- Sujuvampi yhteistyö eri sidosryhmien välillä
Olemme erittäin tyytyväisiä siihen, että pystymme hallitsemaan kokonaisuutta yhdessä järjestelmässä. Kun teknologiat toimivat saumattomasti yhteen, myös työn sujuvuus paranee.” Lautanen-Nissi kertoo.
Professiolla tekoälyn hyödyntämistä aiotaan kehittää edelleen aktiivisesti. Tavoitteena on ottaa AI-ratkaisuja entistä laajemmin käyttöön sekä monday.com-alustalla että muissa järjestelmissä.
”Haluamme hyödyntää tekoälyä yhä enemmän arjen työssä. Tavoitteenamme on, että asiantuntijamme voivat keskittyä siihen, missä he ovat parhaimmillaan – asiakkaiden osaamisen kehittämiseen. AI-työkalut tukevat tätä vahvasti”, Lautanen-Nissi kertoo.
Esittelyssä Professio
Professio Group on koulutus- ja tapahtuma-alan yritys, joka auttaa ammattilaisia ja organisaatioita kehittämään osaamistaan ja kilpailukykyään.
Yritys järjestää vuosittain noin 600 koulutusta ja yli 100 tapahtumaa, joissa kohtaavat tuhannet eri alojen asiantuntijat ja yhteistyökumppanit.
Professio on kasvanut vuosien aikana yhdeksi Suomen merkittävimmistä toimijoista koulutus- ja tapahtuma-alalla. Yrityksen toiminnan ytimessä on korkeatasoinen sisältö sekä vahva asiantuntijuus osaamisen kehittämisessä.
